Na konci května proběhl další workshop ze série Business Shaker agentury CzechInvest, na téma Storytelling jako umění prodávat. Schopnost kvalitně prezentovat může být pro startupy klíčová nejen u získávání potenciálních investorů nebo partnerů, ale také například pro předání své vize spolupracovníkům ve vlastní, rychle rostoucí firmě. Pro ty, co se nemohli workshopu zúčastnit, jsme vybrali několik tipů a příkladů, které je možné využít pro jakoukoliv prezentaci.

Workshop vedl zkušený mentor David Svoboda, který ve Velké Británii i v Česku vede inovativní workshopy prezentačních dovedností a základů grafického designu pro negrafiky a myšlenkových map. S týmem TEDx Prague spolupracuje na přípravě a tréninku českých a zahraničních řečníků. Podílel se na českém vydání bestselleru “Přednášejte jako na TEDu”, oficiálního průvodce veřejným vystupováním od kurátora konference TED Chrise Andersona. Má přes 15 let zahraničních zkušeností ze společnosti Intel, kde měl na starosti přípravu trhu pro budoucí produkty a pomáhal zavádět inovativní komunikaci uvnitř firmy.

Definice hlavní myšlenky

Na začátku je dobré si uvědomit, že žádná prezentace není o vás jako osobě, ale vždy by měla směřovat k nějakému cíli. Nejčastěji to může být přenesení konkrétní informace, která vede k nějaké změně (například názoru na produkt). Díky tomu je možné částečně odhodit stres a zachovat si autenticitu i upřímnost vlastního projevu. Při plánování jakékoliv prezentace, přednášky nebo pitche byste si měli položit tři základní otázky:

Proč by to mělo někoho zajímat?

Proč by někdo měl poslouchat zrovna vás?

Komu to budete sdělovat?

Odpovědi na tyto otázky vám pomohou ujasnit si hlavní myšlenku, která by měla být srozumitelná, stručná a zapamatovatelná. Hlavní myšlenka jasně udává směr celé cesty, kterou chcete urazit se svým publikem. A můžete ji také použít jako název prezentace. Často je to také jediná věc, která má šanci uvíznout v paměti posluchačů i po delší době. Jako příklady názvů prezentací skvěle vystihujících hlavní myšlenku a zároveň vyvolávajících určitou kontroverzi nebo zvědavost můžeme uvést „Větší možnost volby vede k menší spokojenosti“ Od Barryho Schwartze nebo „Změna řeči těla povede k vaší proměně“ od Amy Cuddy.

Dalším krokem je zamyšlení se nad strukturou celé prezentace v návaznosti na hlavní myšlenku. Pokud chcete zmínit více dílčích témat, vždy je nutné je na konci spojit do jednoho výstupu. Pokud si nevíte rady, jak začít s plánovaním struktury, využijte techniku „začátku od konce“. Vytvořit závěrečný slide s „call to action“ a následně celý obsah zpětně rozebrat. Další technika je vytvoření myšlenkové mapy, která poté může sloužit jako váš pomocný materiál během prezentování.

Práce s pozorností

Během samotné prezentace je důležitá práce s pozorností publika. Pouze na úplném začátku máte 100 % pozornosti a v průběhu už se tato hodnota pouze snižuje. Z toho důvodu není dobré začínat klasickými větami typu „Slyšíme se“, „Takže dobrý den“, „Funguje to?“ nebo rovnou omluvou, že „Tohle moc často neděláte“. Samozřejmostí je příprava používané techniky a ideálně mít možnost si vše otestovat předem přímo na místě. Kvalitnímu úvodu velmi pomáhá naučit se první část nazpaměť. První minuta, nebo alespoň prvních pár vět, vám na začátku pomůže odbourat strach a zaručí plynulý přechod k hlavní myšlence. Také se nedoporučuje do úplného začátku zařadit sekci „Něco o mně…“. V různých formátech konferencí a pitchů může být krátké představení vyžadováno, ale je lepší ho vhodně zakomponovat až za poutavý úvod (využít můžete například příběh nebo řečnickou otázku) nebo se ještě lépe nechat představit od moderátora.

Stejně jako začátek je důležitý i konec vašeho výstupu. Ideální je postupně vybudovanou hlavní myšlenku rázně uzavřít a zakončit celou prezentaci jednoduchým poděkováním. Není nutné již přidávat post-závěrečné slidy typu „děkuji za pozornost“ nebo zbytečně vyplňovat čas slovními obraty „snad jsem řekl všechno“ nebo „co by vás tak ještě mohlo zajímat“. V tuto chvíli přichází buď naplánovaná sekce dotazů nebo celé vystoupení uzavře moderátor.

V průběhu prezentace je dobré využít určité triky k udržení pozornosti. Prvním z nich je tempo mluvení. Nemělo by být příliš pomalé, protože se posluchači začínají nudit, ale ani příliš rychlé, protože pak často prezentujícímu nebývá rozumět. Každý se může nacházet kdekoliv na tomto spektru rychlostí, takže je dobré si nejprve zajistit upřímnou zpětnou vazbu a následně upravit své návyky. Dalším trikem je zakomponování pauz k budování napětí před klíčovými body a myšlenkami. Můžete si ji cíleně naplánovat do poznámek a natrénovat adekvátní délku ticha předem. Třetí technikou je ztišení hlasu, které také může zvýšit pozornost publika při důrazu na klíčový bodu nebo větu.

Tréma a nácvik

Domácí nácvik je velmi důležitým prvkem přípravy na prezentaci a často opomíjená technika. Nestačí si pouze projet očima připravené slidy. Pokud máte připravené konkrétní oblečení nebo obuv (speciálně pro dámy s podpatky), je dobré se na domácí nácvik skutečně převléknout a zkusit to celé nanečisto. Nacvičujte na 90 % cílového času, protože se s největší pravděpodobností čas o trochu natáhne. Není žádný problém, pokud nevyčerpáte celý časový limit. Na druhou stranu může být velký problém, pokud zbytečně přetáhnete.

Tréma před prezentací je biologická reakce, kterou do určité míry trpí každý. Je možné se s ní pouze naučit efektivně pracovat. Na každého člověka fungují jiné postupy a pouze tréninkem a praxí se dá naučit s trémou lépe vypořádávat. Základním kamenem je jíž výše zmíněný nácvik, který také často pomůže odhalit drobné chyby v prezentaci. Dalšími věcmi, čím je možné se uklidnit, jsou znalosti tématu, publika nebo prostředí. Dále je možné využít různé techniky pro zaměstnání mozku před prezentací. Někomu pomáhá sport, někomu meditace nebo cokoliv jiného, co právě vás dokáže přivést na jiné myšlenky. Posledním tipem od mentora je najít si v rámci tématu něco, co vás doslova nadchne a zakomponovat to do svého výstupu. Vyvolání nadšení vám totiž biologicky znemožňuje být ve stresu, protože mozková centra pro obě emoce jsou příliš blízko u sebe na to, aby mohla fungovat současně.

Prezentace by neměla být výčet vět, které máte v plánu říkat, ale pouze vhodně doplňovat a rozvíjet vaše myšlenky a závěry. Zapnutá prezentace vám vždy konkuruje v souboji o pozornost publika, takže je lepší spíše méně obsahu na jednu obrazovku. Ideální je jedna myšlenka nebo jedno číslo na jeden slide. Celý kontext nebo význam slidu je nutné pochopit do tří vteřin (podobně jako u billboardu). Cokoliv složitějšího zbytečně odvádí pozornost od vás. Dále platí klasická typografická doporučení: čitelnost, maximálně dva fonty, adekvátně zvolená sada barev, pokud možno bez odrážek a pouze hesla, žádné věty. Pozor také na klišé obrázky (např. shiny happy people v kanceláři). Takoví lidé na poradách nebo v callcentrech neexistují. Obrázek by měl vyvolávat adekvátní emoci a měl by být získaný legálně. Můžete například využít i vlastní ilustrace, které dodávají nenahraditelnou autenticitu.

Poslední tipy na závěr jsou: nikdy se neotáčejte zády k publiku a nečtěte slidy z prezentace, usmívejte se a snažte se nadchnout sebe i publikum pro své téma.